Kaltimkita.com, SAMARINDA - Dispora Kaltim menggelar kegiatan pemusnahan arsip fisik untuk dokumen-dokumen yang dinilai sudah tidak memiliki nilai guna. Arsip yang dimusnahkan ini berasal dari tahun 2005 hingga 2011, periode ketika sistem digitalisasi arsip belum diterapkan. Upaya ini dilakukan untuk meringankan beban penyimpanan fisik dan mendukung pengelolaan arsip yang lebih efisien serta tertata.
Rasman Rading, Kepala Bidang Peningkatan Prestasi Olahraga Dispora Kaltim, menjelaskan bahwa pemusnahan arsip adalah langkah penting untuk memastikan bahwa dokumen yang tersimpan di setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) hanya yang relevan.
"Kalau saya si pandanganya pemusnahan arsip itu memang diperlukan karena daripada numpuk seperti ini dan menjadi beban pada masing-masing OPD, sehingga perlu ada pemusnahan,” ucap Rasman.
Ia menegaskan bahwa pemusnahan ini dilakukan sesuai dengan aturan yang berlaku. Serta menumpuknya dokumen fisik yang tidak diperlukan lagi hanya akan menjadi beban.
Di era digitalisasi seperti saat ini, Dispora Kaltim mulai memaksimalkan teknologi untuk menyimpan dokumen dalam bentuk digital agar lebih mudah diakses ketika dibutuhkan. Digitalisasi ini sangat penting untuk memastikan bahwa dokumen penting tetap ada, terutama yang terkait dengan kebutuhan hukum dan administrasi.
“Sekarang ini baru ada digitalisasi arsip, yang ada ini harus kita perkuat di digitalisasi. Sehingga dokumen yang diperlukan itu tidak hilang begitu saja,” jelasnya.
Menurutnya, arsip-arsip lama yang sudah tidak memiliki nilai administratif dan sudah lebih dari sepuluh tahun tidak perlu terus disimpan dalam bentuk fisik karena dapat menghabiskan ruang penyimpanan yang seharusnya bisa dimanfaatkan untuk dokumen baru.
Pemusnahan arsip dilakukan dengan tetap mempertahankan salinan digital untuk arsip yang masih relevan. Digitalisasi ini dianggap sebagai solusi jangka panjang untuk mengurangi beban penyimpanan fisik tanpa mengorbankan akses terhadap dokumen penting. (dn)
.jpg)
