Kaltimkita.com, SAMARINDA - Dalam era digitalisasi yang terus melaju, tantangan tata kelola administrasi seringkali menjadi pekerjaan rumah besar di lingkungan pendidikan. Sekolah-sekolah masih bergulat dengan tumpukan dokumen fisik yang rentan hilang atau rusak, sementara kebutuhan akan sistem pencatatan yang efisien semakin mendesak. Melalui kegiatan "Evaluasi Pelaksanaan Aplikasi SRIKANDI Versi 3," Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Timur hadir memberikan solusi konkret bagi ratusan sekolah di provinsi ini.
Dewi Susanti, Kepala Bidang Pengelolaan Arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kaltim, yang tampil sebagai narasumber utama, membuka wawasan para peserta dengan pemaparan mendalam tentang cara mengelola arsip secara digital. Dalam sesi yang berlangsung di Hotel Grand Cokro Balikpapan ini, Dewi menjelaskan bahwa Aplikasi SRIKANDI bukan hanya alat pencatat, tetapi juga menjadi pondasi untuk menciptakan transparansi dan efisiensi dalam pengelolaan dokumen sekolah.
"Aplikasi ini adalah jembatan menuju tata kelola arsip yang lebih modern dan terpercaya. Dengan sistem digital, risiko kehilangan dokumen dapat diminimalisir, dan sekolah dapat fokus pada pengelolaan data secara akurat," tutur Dewi dalam sesi pembukaannya yang penuh semangat.
Kegiatan yang diikuti oleh 734 peserta dari kepala sekolah, admin, hingga pencatat surat sekolah ini memberikan ruang diskusi mendalam tentang tantangan di lapangan. Salah satu peserta, Ahmad Junaidi, seorang admin sekolah dari Bontang, mengungkapkan kesulitannya selama ini dalam melacak dokumen lama yang sering kali tercecer. *"Dengan pelatihan ini, saya merasa punya arah yang lebih jelas. Sistem ini benar-benar menjawab kebutuhan kami,"* ujarnya.
Dewi, yang dikenal memiliki pengalaman panjang dalam pengelolaan arsip, menjelaskan dengan detail proses registrasi naskah masuk dan keluar pada aplikasi SRIKANDI. Ia juga mengingatkan bahwa digitalisasi bukan hanya soal perangkat lunak, tetapi juga perubahan mindset untuk lebih disiplin dan tertib dalam pengarsipan.
Materi yang disampaikan Dewi didukung dengan simulasi langsung, memungkinkan peserta untuk memahami setiap langkah penggunaan aplikasi secara praktis. Peserta tidak hanya belajar mencatat naskah masuk dan keluar, tetapi juga diajak memahami pentingnya metadata yang terstruktur dan pengelolaan dokumen yang terintegrasi.
Diskusi semakin hangat ketika beberapa peserta bertanya tentang keamanan data dan bagaimana aplikasi ini dapat diadaptasi di daerah dengan keterbatasan infrastruktur teknologi. Dewi, dengan lugas, menjelaskan bahwa sistem ini dirancang dengan fitur keamanan berlapis dan dapat digunakan secara offline dengan sinkronisasi di waktu tertentu.
"SRIKANDI dirancang untuk adaptif dengan kondisi di lapangan. Dengan kerja sama semua pihak, termasuk sekolah dan dinas terkait, saya optimis sistem ini akan berjalan efektif," tegasnya.
Kegiatan Batch I yang berlangsung sejak 27 hingga 29 Oktober 2024 ini menjadi awal dari rangkaian evaluasi yang melibatkan sekolah-sekolah se-Kalimantan Timur. Pembelajaran dari kegiatan ini diharapkan menjadi langkah awal untuk memperbaiki tata kelola dokumen di sektor pendidikan. Dalam penutupnya, Dewi memberikan pesan yang membekas bagi para peserta.
"Arsip bukan sekadar dokumen mati. Ia adalah nyawa dari sistem pendidikan yang baik. Dengan digitalisasi, kita tidak hanya menyelamatkan data, tetapi juga menciptakan masa depan yang lebih tertata," katanya, mengakhiri sesi dengan tepuk tangan meriah dari para peserta.
Sebagai komitmen, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kaltim akan terus mendampingi sekolah-sekolah dalam implementasi aplikasi ini, memastikan bahwa setiap tantangan dapat diatasi dan manfaat dari sistem ini dapat dirasakan secara nyata di semua tingkatan pendidikan. (adv/ian)
.jpg)
